仕事で恥をかかないパソコン使用法

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　２月に始めたブログですが、９月までを振り返っています。

　ワードに関してお伝えしだした当初、レベル付けされた文章を作成し、順序を前後したりレベルを変えたりするアウトライン機能を利用した文章構成の練り方をお伝えしています。それにスタイル機能をご理解頂けていますと、各段落に第１章・第２章・第１節・第２節など段落番号（リスト）を自動的に振る事ができるようになるともお伝えしています。それで、アウトライン機能を利用してのレベル付け文章を作成すると、目次も自動作成できますので方法をお伝えします。長文での目次は便利ですものね。

　目次は通常表紙かその次のページに作成します。作業中のワード文書で先頭行に移動するには、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「Home」キーを押します。このショートカットキーは、エクセルですとセル「A1」に飛びますので、覚えておくと便利ですよ。そこで「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押して改ページを挿入し、現在の文書を２ページ目以降に移動させます。表紙と目次を別のページに作成する場合は、改ページが２回必要になりますね。

　目次はダイアログを表示させて設定して作成する必要があります。2003までのバージョンですと、メニューバーの「挿入」→「索引と目次」とクリックし、「索引と目次」ダイアログが表示されますので「目次」タブをクリックします。2007ですと「参考資料」リボンの「目次」グループにある「目次」をクリックし、「目次の挿入」をクリックします。

　まず、全般グループで「書式」を選択し、どのレベルまで目次に表示させるのかを「アウトラインレベル」で指定し、それから印刷イメージグループで「ページ番号」と「タブとリーダー」の設定をして「OK」ボタンをクリックします。印刷イメージグループの方が上にあるため、先にそちらから指定してしまう事が多いですが、後から書式グループで変更しちゃうと設定が変わってしまいます。目次の書式は仕事上では大きな問題ではありませんが、検定試験の受験を考えてらっしゃる方には問題になりますので覚えておいて下さいね。

　目次を作成した後で、文章の構成等を変更した場合、表示する項目が変更になったりページが変わったりしますので、目次も変更する必要があります。目次の中で右クリックし、表示されるショートカットメニューの「フィールド更新」をクリックします。「目次の更新」ダイアログが表示されますので、「目次をすべて更新する」にチェックして「OK」ボタンをクリックします。「ページ番号だけを更新する」では項目名の増減や変更に対応しませんので、私は使用していません。


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