仕事で恥をかかないパソコン使用法

　差し込み印刷４
　前回まで、ワード文書の招待状の宛名欄に、エクセルの住所録データの名前データを１件ずつ入れて印刷する方法についてお伝えしました。定型書簡（レター）の作成についてお伝えしましたが、それが宛名ラベルや封筒の場合は用紙を選ぶところがちょっと違うぐらいですよ。

　また、レコードという言葉が出てきましたが、１件１件のデータを意味します。主にデータベースソフトのアクセスで良く使う言葉ですが、ワードやエクセルにもちょこちょこ登場します。

　差し込み印刷機能を利用する場合、普段私はいきなり印刷（プリンタへ差し込み）は行いません。プレビューで確認したあと、ワード2000までのバージョンであれば「差し込み印刷」ツールバーの「新規文書への差し込み」、2003〜2007であれば作業ウィンドウ6/6差し込み印刷の完了で「各レターの編集」をクリックします。そうして実際に印刷される状態の文書を作成し、１件ずつ確認・修正してからそれを印刷しています。取引先によって名前のあとに「御中」と「様」が変わったりしますからね。

　なお、上記の御中・様の問題はエクセル住所録データに「会社名（名前）」の列以外に「敬称」の列を作ってあれば解決します。その場合は差し込みフィールドの挿入時に「会社名（名前）」の右に「敬称」を設定します。

　エクセルと言えば、元の住所録データを使用する際、タイトルで取引先名簿なんて余計なデータの無いシートを使ってください。いきなりセル「A1」に「会社名（名前）」、「A2」に「yakibutaPCスクール」などとしてください。元のシートをコピーして、別のシートで無駄な行を削除して使うと良いでしょう。


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