仕事で恥をかかないパソコン使用法

　差し込み印刷３
　前回は、バージョンが2000のワードで、差し込み印刷機能を利用して「現在ワードで作成している招待状に、既存のエクセルで作られた住所録から宛名を挿入して印刷する」という方法の概要をお伝えしました。今回は2002〜2007のバージョンでお伝えします。

　2002・2003ですと、メニューバーの「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差し込み印刷ウィザード」とクリックすると、右側に「差し込み印刷」作業ウィンドウが表示されます。2007ですと「差し込み文書」リボンの「差し込み印刷の開始」グループの「差し込み印刷の開始」→「差し込み印刷ウィザード」とクリックすると、右側に「差し込み印刷」作業ウィンドウが表示されます。

　作業ウィンドウでは、手順1/6（文書の種類を選択）で「レター」を選択して「次へ：ひな形の選択」をクリックします。手順2/6で「現在の文書を使用」を選択して「次へ：宛先の選択」をクリックします。手順3/6で「既存のリストを使用」を選択し、「参照」をクリックします。「データファイルの選択」ダイアログが表示されますので、2002・2003ではファイルの種類で「Excelファイル」を選択します。引用するデータファイルを選択して「開く」をクリックし、「表の選択」ダイアログでシートを選択し、「差し込み印刷の宛先」ダイアログで「OK」をクリックします。

　メイン文書で宛名を挿入したい箇所をクリックし、作業ウィンドウ4/6の「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、「差し込みフィールドの挿入」ダイアログで「会社名（名前）」を選択して「挿入」をクリックします。メイン文書の編集が終わったら、作業ウィンドウの「次へ：レターのプレビュー表示」をクリックします。

　手順5/6でプレビューが表示されますが、右向き・左向き２重矢印で他のデータも表示させることが出来ます。内容を確認しましたら「次へ：差し込み印刷の完了」をクリックします。

　作業ウィンドウが手順6/6になりましたが、ここで気を付けて頂きたいのが、通常の印刷では現在編集中のメイン文書が印刷されるだけと言うことです。次から次へと宛名を変えた招待状を印刷するには作業ウィンドウの「印刷」をクリックする必要があります。表示される「プリンタへ差し込み」ダイアログでデータを選択し、「ＯＫ」ボタンをクリックします。それで「印刷」ダイアログで「OK」ボタンをクリックします。


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