仕事で恥をかかないパソコン使用法

　差し込み印刷２
　元になる文書に、住所録など別のファイルのデータを一件ずつ挿入して、宛先だけ違う文書を大量に作る機能を差し込み印刷と呼びます。前回お伝えしました「元の文書とデータの２つのファイルを組み合わせて作業する」が頭に残っていれば、あとはウィザードで何とかなると思います。具体的な作業方法は目的と状況によってかなり変わりますので、今回は「現在ワードで作成している招待状に、既存のエクセルで作られた住所録から宛名を挿入して印刷する」という方法の概要をお伝えします。

　ワードのバージョンが2000ですと、メニューバーの「ツール」→「差し込み印刷ヘルパー」とクリックすると「差し込み印刷ヘルパー」ダイアログが表示されます。「メイン文書」をクリックして、「定型書簡」→「作業中のウィンドウ」と選択します。

　「差し込み印刷ヘルパー」ダイアログに戻りますので、「データファイル指定」→「データファイルを開く」とクリックします。「データファイルを開く」ダイアログが表示されますので、ファイルの種類欄で「Microsoft Excel ワークシート」を選択し、住所録ファイルを選択し、「開く」をクリックします。「ワークシート全体」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

　「メイン文書の編集」をクリックし、メイン文書（ひな形）の編集を開始します。宛名を挿入したい箇所をクリックし、「差し込み印刷」ツールバーの「差し込みフィールドの挿入」を挿入し、「会社名（名前）」をクリックします。

　「差し込み印刷」ツールバーのABCの表示がある「差し込んだデータの表示」をクリックすると、実際に住所録１行目の会社名（名前）が表示されます。ツールバー上の右向き・左向き三角で他のデータも表示させることができます。

　確認が終わりましたら印刷を行います。ここで気を付けて頂きたいのですが、通常の印刷では現在編集中のメイン文書が印刷されるだけで意味がありません。次から次へと宛名を変えた招待状を印刷するには「差し込み印刷」ツールバーの「プリンタへ差し込み」クリックする必要があります。表示される「印刷」ダイアログで「OK」ボタンをクリックします。


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