仕事で恥をかかないパソコン使用法

　ビジネスで送信するメールには、会社名・個人名・住所・電話番号等の送信者データを文面の最後に入れるようにしてください。私が頂くメールには送信日時まで文面に入っている物もあります。

　メールソフトには、送信者データをワンセットにしておいて文面に挿入する署名と呼ばれる機能があります。

　ソフトによって違いますが、アウトルックではメニューバーの「ツール」→「オプション」→「メール形式」タブ→「署名」ボタンとクリックする事で、署名の作成や編集をする事が出来ます。

　メール作成時に、署名の挿入ボタンをクリックして文面に署名を追加させますが、設定によっては自動的に文末に挿入させる事も出来ます。

参考までに私の署名を記載します。

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私の会社名
　　〒000-0000
　　　私の会社住所
　　ＸＸ部ＸＸ課　私の名前
TEL : 00-0000-0000
FAX : 00-0000-0000
MAIL : xxxxxxx@xxxxxx.xx.xx
　　　
_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

　肝心の文面に関しては、受取人に確実に内容を伝える、点を考慮して記載してください。読みやすいように段落毎に１行空ける事などもお勧めします。他の方から頂いたメールを参考に、良い点を見習ってくださいね。

　会社のシステムの方がその気になりますと、メールの内容・宛先など筒抜けになりますので、私用メールは絶対に止めてくださいね。どうしても勤務中に私用メールの必要がありましたら、個人の携帯電話メールの使用をお勧めします。


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仕事で恥をかかないパソコン使用法・教科書＆情報

　自社でメールサーバーを立てている会社をよく見かけます。受信メールを溜めっぱなしにしていると同僚に迷惑をかけてしまいますので、読み終えて、必要なメールは保存してから削除するように心がけましょう。

　とりあえず削除しておき、たまに削除済みアイテムフォルダを整理する、というやり方もありますね。

　容量制限近くまで溜めてらっしゃる方へシステム担当の方が警告し、それでも減らない場合は１ヶ月以上前のメールを強制的に削除している会社もあるそうです。

　添付ファイルの保存方法はご存じだと思いますが、メール本文も保存できます。メールソフトによって方法は違いますが、アウトルックですと保存したいメールを選択しておき、メニューバーの「ファイル」→「名前を付けて保存」とクリックします。

　職場ではメールなど大量の情報が氾濫しています。後で再利用できるよう素早く仕分けて処理する癖を付けていきましょう。


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　添付ファイルのサイズですが、１ＭＢ以下にしてください。

　色々な会社がありますが、私の知っている範囲で受信容量制限の一番きついメールサーバが１ＭＢです。それを先方の担当者の方も知らず、メールが送れないとの事でかなり手間を取った事があります。

　そのような場合、セキュリティ上問題がない書類であれば、一時的にYahooMailなどを利用しての送受信を行います。機密文書であればＣＤ−Ｒに焼いてメール便を利用する事になります。容量を減らすための圧縮やそれを分割するのは先方のスキルの問題がありますのであまりお勧めしません。

　多くのファイルを一つにまとめるために圧縮を利用する事はあります。以前はLHZ形式が流行っていましたが、今ではZIP形式を利用してください。ウィンドウズＸＰ以降のＯＳが標準で対応しているからです。

　圧縮したいファイル群を選択後、右クリックして「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダ」をクリックすると一つにまとまりますよ。


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　メールの書式ですが、必ずテキスト形式を選択してください。

　個人間での使用では、リッチテキスト（html）形式で楽しくカラフルに送るのも楽しいとは思います。背景を付けるのもありとは思います。

　しかし、ビジネスで使用する場合、先方のメールソフトが一般とは違う事が多いです。多くの会社はグループウェアを導入していて、メールもグループウェア上で受け取ります。その際、リッチテキスト形式ですと、文章がテキストのみで表示され、書式や背景を含んだ部分が添付ファイルとして扱われます。

　セキュリティの関係で、添付ファイルが勝手に削除されたりすることもありますので、確実に先方へ伝えるためにはテキスト形式をご利用ください。

　改めて記載する事でも無いでしょうが、携帯電話の絵文字は厳禁ですよ。これはビジネスに限らず、先方のパソコンへ送る際も表示されませんのでお気を付けくださいね。


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　どのようなメールソフトでも、送り先のアドレスを記載する欄が３つあります。宛先、ＣＣ（カーボンコピー）、ＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー）です。

　ＣＣ欄にはメインの送付先以外にお知らせしたいアドレスを記載し、ＢＣＣ欄には送付先には知らせずにお知らせしたいアドレスを記載します。

　ＣＣの使用例として、社内メールの場合ですと、宛先に先方、ＣＣに差出人の上司や先方の上司のアドレスを記載します。同僚にこのようなメールを送っていますよ、という内容を上司にも伝えるためです。

　ＢＣＣの使用例として、社外へメールを送る際に、宛先に先方、ＢＣＣに上司や同僚のアドレスを記載します。これは、先方に当社の同僚・上司のアドレスを漏らさないよう、また、先方への内容を社内に伝えるためです。

　また、ＢＣＣの利用方法として、社外へ相見積もりを依頼する際、宛先に送信者、ＢＣＣに相見積もりの依頼先と上司や同僚を記載する事もあります。これはどの会社に依頼しているかを先方に知らせないためです。

　ＢＣＣのパソコンスクールで使用していた例ですと、宛先に送信者、ＢＣＣに生徒さんを記載していました。これは生徒さんへ他の生徒さんのアドレスを漏らさないようにするためです。

　ちなみに、ＢＣＣ欄が表示されていない場合、ソフトによって違いますが、メニューのツールのオプションか表示でＢＣＣ欄を表示できるようになりますよ。


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　メールを作成する際には、必ず件名を入力しましょう。なぜそんな当たり前の事をわざわざ記載するかと言いますと、携帯電話からのメールでは入力されていない事が多いのです。

　また、内容が推測できるようにすることも大切ですよ。「お疲れ様です」より「セミナー資料」の方が先方に重要度が伝わります。

　「セミナー資料（焼き豚ＰＣスクール）」のように、私は件名に会社名を入れています。

　なぜ件名にこだわるかと言えば、全ては先方へ時間を取らせないためです。

　１日に私が職場で頂くメールが50通、自宅では200通以上です。毎日1,000通以上とのお話をうかがった事もあります。私の場合、自宅に届くほとんどのメールはスパムメールで、読まずに削除しています。

　メールを受け取られる側の立場に立って、誰からどのような内容かがわかる件名がビジネス上のマナーです。皆様も気をつけていきましょう。


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　せっかくメモ帳を利用して文字入力練習をしますから、名前を付けて保存と上書き保存の練習もしましょう。

　上部の［ファイル］メニューの［名前を付けて保存］で、「文字入力練習」とファイル名を記載し、［ＯＫ］ボタンをクリックします。メモ帳の機能で自動的に文末に日時を「10:55 2008/02/23」のように追記させるためには、一番最初の行に「.LOG」だけ入力してください。これは半角英数大文字でないと効果がありません。入力練習が終わったら、［ファイル］メニューの［上書き保存]をクリックし、右上の［閉じる（×）］ボタンをクリックします。次に「文字入力練習」を開くと、前回の入力日時が記載されていますので、その下の行からまた練習を始めます。

　その繰り返しで、10分間で400文字を超えるようになると「入力できます」と言えますし、1,000文字を超えてさらに上を目指すのであればかな入力をお勧めします。しかし、通常のＯＡ事務であれば600文字で十分ですよ。


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　変換のタイミングですが、仕事や検定試験での使用を考えると、ひらがなと句読点は続けて入力し、漢字やカタカナはそれだけで変換する事をお勧めします。

　例えば、「今日は、よいお天気です。」のタイミングは、「今日（変換＆確定）は、よいお（確定）天気（変換＆確定）です。（確定）」となります。（変換）は変換キー、（確定）はEnterキーを押します。漢字の前で確定、漢字で変換＆確定、と覚えてください。

　この変換＆確定タイミングは、通常のテキストの説明とは違いますので、ちょっと説明いたします。パソコンの辞書は以前の変換を覚えています。携帯電話でメールを打つときにも、以前に変換した漢字が真っ先に候補として上がるのはご存じですね。それで自分のパソコンでいつもと同じような文章を入力するのであれば、長めに入力してパソコンの辞書を鍛える方が正しいのです。しかし、文章のタイプがコロコロ変わり、ましてやパソコンそのものまで変わってしまう状況では、以前の変換を覚えられているために苦労することの方が多いのです。

　漢字だけでなく読点（、）がカンマ（，）になっている文章を良く目にします。数値入力の際にカンマ（，）を利用したのが残っているのです。検定会場では、意外な変換に驚かされるような事が多いです。どういう文章でこの漢字を使うの？　と想像も出来ない状況です。他人の携帯でメールを打っているつもりでパソコンの辞書を当てにせず、漢字の前で確定、漢字で変換＆確定、と覚えていきましょう。


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　文字入力練習で使用するソフトは「メモ帳」です。プログラムグループのアクセサリの中にあります。

　メモ帳は、ウィンドウズ３．１の頃からあるソフトですが、とにかく動作が速く、また余計な情報が入らないためファイル容量が小さく、どのパソコンにも入っています。ホームページを作成するのに使ってらっしゃる方もおられます。私はUSBメモリをキーホルダー替わりに持ち歩いていますが、出先でのメモをメモ帳で作成してメモリに保存しています。ちなみにこの文章もメモ帳で記載していますよ。

　上部の[編集] メニューの [右端で折り返す] にチェックが入った状態で使用しましょう。

　左右の幅を原稿の文字数と同じに設定すれば、脱字があったときにすぐにわかります。具体的には、原稿の最初の１行を入力し、それがちょうど折り返しになる幅にメモ帳を操作しましょう。


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　文字入力の練習を始めるにあたり、キッチンタイマーと原稿を準備してください。パソコンスクールでは原稿用にブックスタンドやテキストホルダーを準備しますが、仕事の現場では滅多に見かけませんから、これは無くても良いでしょう。

　キッチンタイマーは10分計れる物を準備してください。時間になるとピッピッと鳴るタイプですが、普通の家庭用で十分ですよ。携帯電話やストップウォッチ等でも、スタートして10分で鳴る機能があれば良いです。タイマーが見当たらない場合、ホームセンターで購入してください。1,000円前後でありますよ。

　10分で何文字入力できるかを知るのに、タイマーは必須ですので、これは必ず準備してください。パソコンの機能を利用してのタイマーもありますが、今は入力練習に専念したいですものね。10分練習して一休みのパターンが疲れ方も少ないようです。

　原稿はちょっと見づらいですが新聞をお勧めします。新聞レベルの漢字含有率の文章を10分間で400文字入力できるようになると「入力ができます」と言えますし、検定試験３級の入力問題はクリアできますよ。


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　タッチタイピングが身につきましたら、いよいよ日本語変換です。ちなみに以前はブラインドタッチと言っていましたが、差別用語との事で、タッチタイピングとかタッチメソッドと言うようになっています。

　これからは画面だけではなく横に置いた原稿も見ながらの入力練習になります。タッチタイピングをマスターされてない方、つまりキッズ・キーボーディングの１級のテスト２までクリアされていない方は、これから先は読むだけにしてくださいね。正確に入力できないうちにスピードを求めても、意味がありませんよ。タッチタイピングの練習と違い、実際の文字入力でミスタイプが多いと修正に時間を取られてしまい、少々遅くても正確な入力の方が結果が良いのです。

　パソコンスクールで各種の入力ソフトを扱ってきました。生徒さんが飽きないようにゲーム性の高いものを取り入れたり、入力文章が面白いものを探したり。しかし、インターネットへブロードバンド接続が当たり前になっている今では、キッズ・キーボーディングなど無料の練習ソフトがありますから、それらを有効利用していきましょう。


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仕事で恥をかかないパソコン使用法・教科書＆情報

　キッズ・キーボーディングは１２級から始まって、１級のテスト２まであります。必ず最後までクリアしてから次に進んでください。パソコンスクールではカリキュラムや生徒さんの要望や人気の関係、社内研修では時間の制約でなかなか時間をかけられません。

　しかし、パソコンインストラクターとして一番覚えていただきたいのが、タッチタイピングなんですね。これは皆さんが敬遠されるほど難しいことではないですし、今後のパソコンライフを大きく左右します。事務系のお仕事であれば、必須でしょう。

　派遣登録時のキーボード入力テストの件は以前も書きましたが、パソコンの検定試験でも入力は大切です。試験が入力で始まるため、普段から正確に入力できるようになって自信がないと、緊張によるタイプミスのあせりで、他までぼろぼろになっちゃう方が居られます。

　ちなみに、キッズ・キーボーディングは日本語入力がOnになっていると使えません。練習中にいきなり反応しなくなったら、キーボード左上の半角・全角キーを間違って押しちゃった可能性がありますよ。　　

キッズ・キーボーディング


　キッズ・キーボーディングというタイピング練習サイトを紹介させて頂きましたが、08/05/19現在サイトが開かない状況にあるようです。後日復旧するとは思いますが、とりあえず他のお勧めサイトも紹介いたします。

タイピング無料ゲームセンター

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　ローマ字入力が当たり前と、かな入力との違いを説明せずにキッズ・キーボーディングを紹介いたしましたが、まずはローマ字入力で覚えてください。仕事をリタイヤされて、頭の中で日本語をローマ字に変換するのが億劫な方にしか、かな入力はお勧めしていません。

　ローマ字は覚えるキーが少ないのと、テンキーが無くてもスムーズに数値入力ができます。派遣先、配置先のパソコンがノートパソコンだったり、省スペースキーボードでテンキーが無く
ても苦労しません。

　逆にプロのタイピストはかな入力の方が多いです。当然ですが、入力の回数が少ないですから覚えると速いです。漢字含有率が40%以上の難しい文章を10分間で1,500文字入力を目指すようになったら切り替えてください。私たちパソコンインストラクターは、ローマ字入力で10分間800文字ぐらいかな。1,000文字以上入力する猛者もたまに見かけますよ。


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　キーボードを見ないで両手をホームポジション（キーボードの「F」と「J」の出っ張りがあるキーに両手の人差し指があり、その両隣に人差し指、中指、薬指、小指）に置けるようになりましたら、以前お伝えした「キッズ・キーボーディング」の出番です。

　最初は指がつりそうになりますが、動かす指は１本だけにしてください。気を抜くと１本動かすと隣の指もつられて動きます。そうなるとホームポジションを離れてしまい、指が迷子になってしまいます。

　あとはちょこちょこと練習あるのみです。いきなり続けちゃうと一気に疲れてしまいますから、意識して休憩を挟みながら練習してください。
キッズ・キーボーディング


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　まず最初に、紙をキーボードの上端に貼ります。次に左手の小指を手前から３番目の「CapsLock（英数）」キーに置き、それから右へ一つずらし「A」キーに置きます。それから薬指、中指、人差し指と置いていくと、人差し指が「F」キーに置かれます。「F」キーには出っ張りが付いていますから、正しく置けたかが確認できます。今度は右手の出番です。左手の人差し指の右隣に右手の人差し指を置き、２個右にずらします。正しく「J」キーに置かれると、出っ張りがありますので確認できます。それから右へ中指、薬指、小指と置いていきます。最終的にはキーボードの「F」と「J」の出っ張りがあるキーに両手の人差し指があり、その両隣に中指、薬指、小指と置かれます。紙の下に指を滑り込ませ、その状態になるようにするところから練習を始めてください。

　ちなみにキーボードが見えなければ良い、と言う事でタオルやハンカチをかぶせて練習していただいたことがありますが、夏場は暑くて続かないですね。また途中でずれちゃいますし。紙をセロテープ止めが簡単で効果がありますよ。自宅での練習ですから、一部のパソコンスクールのように練習用の文字が印刷されていないキーボードを購入するまではしなくてよいでしょう。


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　必ず出来ます。キーボードにＡ３コピー用紙セロテープで留め、その下に手を潜り込ませて見ないで打つのが当たり前の癖を付けちゃうことです。一度身につけると作業効率が全然違います。自転車と同じで、一度覚えてしまえばしばらく離れてもすぐに身体が思い出しますよ。

　「キッズ・キーボーディング」というインターネット上のホームページで無料練習できます。練習時間にもよりますが、一週間でとりあえず形になります。

　派遣会社に登録する際、半分以上の会社でキーボードの入力テストが行われています。また、通常の会社でも入社試験で行っているところがあります。キーボードを見ないため、画面に集中できミスが減りますよ。
キッズ・キーボーディング


　キッズ・キーボーディングというタイピング練習サイトを紹介させて頂きましたが、08/05/19現在サイトが開かない状況にあるようです。後日復旧するとは思いますが、とりあえず他のお勧めサイトも紹介いたします。

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　マウスに慣れるには「ソリティア」というトランプゲームをお勧めします。これはＯＳがウィンドウズのパソコンに標準装備されています。少し慣れたら「ズーキーパー」というインターネット上の無料ゲームもお勧めです。

　初心者の方がマウス操作に慣れて頂くのはもちろんですが、デスクトップパソコンしか触った事がない方がノートパソコンに慣れる時にも役に立ちます。せっかく省スペースにして携帯を考慮して作られたノートですから、外付けマウスや外付けキーボード無しでスマートに使いこなしたいものですね。

　時間を忘れて遊べますよ。それで自然とマウスに慣れますから一石二鳥です。マウスと同じぐらいノートパソコンのタッチパッドも扱える方になってくださいね。
ズーキーパー


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　パソコンに作業をさせるとＣＰＵが熱をもちます。集計等を続けると高温になり冷却ファンが作動します。しかし、ほこりなどでうまく冷却ができない場合、通常は自動的にＣＰＵの計算速度を落とします。内部にほこりがたまらないようにしてください。

　また、キーボードの隙間にクリップなどが入り込んでいるのもよく見かけます。動作トラブルは事務作業に多大なロスを生じさせますので、パソコン周りを清掃してください。

　キーボード周りが片づいていないと余計なトラブルが発生します。パソコンが使えないとの事で現場に駆けつけると、キーボードにコーヒーをこぼした、なんて事がありました。デスクトップパソコンでしたからキーボードの買い換えで済み笑い話でしたが、ノートパソコンでしたら弁償を命じられてもしょうがない状況でしたよ。

　ちなみにパソコンスクールの大半は、パソコンの前での飲食を禁じています。なんてえらそうなことを書きながら、私も家では、、、


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　２台目以降はＤＥＬＬのパソコンをお勧めします。ご自分の使用目的が固まっているでしょうから、必要な機能とソフトを限定して安く高性能なものを購入できます。インターネットでＤＥＬＬのホームページから発注すると安いですし、まず無料のユーザー登録しておいてメールマガジンを取ると、１０％前後の割引クーポンがついていてますますお得です。私はパソコンスクールのインストラクターでしたが、いろいろなスクールでＤＥＬＬを利用している率が高く、私が慣れている、と言う主観が混じっていますけれど。たくさんの生徒さんが長時間触るというハードな使用条件とコストパフォーマンスを追求した結果でしょう。

　なお、仕事で使うのであれば自作パソコンやショップブランドのパソコンはお勧めしません。トラブル時のユーザサポートが無いか当てにならないからです。パソコンそのものに興味があるのでしたらいろいろと勉強になりますが、道具としてのパソコン、と考えると現在では意味がありません。昔は自作の方が高性能で安かったのですけどね。
Dell


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　履歴書に記載できるよう資格を狙っているのであれば、デスクトップパソコンをお勧めします。ノートパソコンを使用しての試験は滅多にありませんよ。

　スペース関係でノートパソコンを購入されるのであれば、とにかく画面が見やすくキーボードが押しやすいものをお勧めします。

　中古のパソコンはお勧めしません。日進月歩で、いや、分進秒歩でパソコンは高性能で安くなっています。１年前の２０万円より今の１０万円のパソコンの方がものが良いですよ。

　値段が高ければ高いほど高性能ですが、元が取れるかどうかわからない状況ではお財布とご相談してください。知識と違ってパソコンは一生物でなく、３年〜５年で買い換えた方が良い道具です。デスクトップで１０万円〜、ノートで１５万円〜程度でエクセル＆ワード、インターネットは使用できますよ。

これから一緒に検討していきましょう。


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　自宅でご自分のパソコンで練習中であれば、どんな失敗をしても笑い話で済みます。車の運転と違って事故は起きませんし。職場のパソコンでトラブルを起こす前に、自宅でパソコンに慣れてください。また、ご主人のパソコンでもお仕事や株関係のデータがあるかもしれません。もし、ご自分のパソコンを持ってらっしゃらない方はまず購入してください。

　初めてのパソコンはＮＥＣや富士通などの様々なソフトが入ったものが楽しいでしょう。触っていて楽しい、ってのは大きなポイントです。

　しかし、ただのおもちゃにならないようマイクロソフトのエクセル＆ワードが入っているものをお求めください。ＯＡ事務の練習に使います。しっかりと練習して元がとれるようにならなくっちゃ。

これから一緒に練習していきましょう。


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　パソコンの上達には、とにかく「触る時間を作る」のが絶対条件です。

　テキストを読んでわかったつもりになっても、実際にはわかっていませんし、ましてや覚えてもいません。

　パソコンの上達は人によってかなりの差があります。ある程度知識のある方とほとんどない方、飲み込みが早い方と遅い方。しかし、結果に一番の影響があるのはパソコンを操作した時間です。「パソコンの上達」ではなく「パソコンに慣れる」と表現を変えると納得していただけると思います。パソコン操作を車の運転に置き換えて考えてください。若くて運動神経の良い免許取りたての方より、長年運転してらっしゃる方が確かな運転をします。

これから一緒に慣れていきましょう


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